A conciliação bancária é um processo essencial para garantir a precisão e a transparência das finanças empresariais. Trata-se da conferência entre os registros contábeis da empresa e os extratos bancários, permitindo a identificação de inconsistências e prevenindo fraudes ou erros.
Implementar boas práticas nesse processo melhora a saúde financeira da empresa e facilita a tomada de decisões estratégicas. Afinal, é uma forma de manter um controle das finanças, evitando erros, fraudes e tornando o processo de conferência mais transparente.
Entenda melhor o que é a conciliação bancária
Durante o mês, muito dinheiro circula pela sua empresa. Parte desse dinheiro entra através de recebimentos de clientes, parcerias e investidores. Outra parte, por sua vez, sai para o pagamento de contas diversas.
No geral, as empresas mantêm um controle interno acerca desses valores. No entanto, a conciliação bancária propõe que esses valores sejam conferidos e batidos com o extrato bancário da empresa.
Ou seja, é fundamental checar os registros para conferir essa movimentação financeira e verificar se o que sobra, ao final, bate com as contas. Em poucas palavras, isso é a conciliação bancária para empresas.
Passo a Passo para Fazer a Conciliação Bancária em Sua Empresa
Para que a conciliação bancária tenha validade e traga informações precisas, é importante seguir alguns passos. Lembre-se que não se tata de uma estratégia engessada, no entanto, a conferência de dados e documentos é parte fundamental desse processo.
Obtenha os Extratos Bancários:
O alicerce da conciliação é a conferencia dos valores que entraram e saíram de sua conta. Portanto, uma dica é que você baixe ou solicite os extratos bancários da conta da empresa referente ao período a ser conciliado.
Acesse os Registros Contábeis:
Considerando que sua empresa possui um controle financeiro interno, o segundo passo é acessar esses registros. Portanto, consulte o sistema financeiro da empresa para comparar os lançamentos internos com os registros bancários.
Identifique Divergências:
Verifique se há diferenças entre os valores e datas das transações registradas no sistema da empresa e no banco. Isso é muito importante para identificar qualquer divergência ou movimentação suspeita nos valores empresariais.
Corrija Erros e Ajuste os Registros:
Caso encontre inconsistências, ajuste os registros contábeis ou entre em contato com o banco para resolver discrepâncias.
Verifique Taxas e Encargos:
Confirme se todas as tarifas bancárias estão corretas e se os valores descontados são devidos. Ao identificar qualquer cobrança indevida, entre em contato com o banco para obter esclarecimentos.
Empresas devem negociar condições melhores sempre que possível e buscar alternativas mais vantajosas no mercado.
Ajuste o Saldo Final:
Certifique-se de que o saldo final no extrato bancário corresponde ao saldo no sistema financeiro da empresa. É muito importante que os valores conferidos na conciliação bancária sejam exatamente iguais.
Documente a Conciliação:
Mantenha um registro da conciliação realizada para auditorias e revisões futuras. Os dados devem ser armazenados em local seguro, como, por exemplo, um registro em nuvem, garantindo que não vão se perder.
Conheça as boas práticas na conciliação bancária que sua empresa pode adotar
Depois de entender o que é e como fazer a conciliação bancária em sua empresa, é hora de falarmos dos detalhes. Como você pode notar, essa é uma metodologia que depende especialmente do registro correto de informações.
Portanto, veja quais são as principais dicas de boas práticas em conciliação bancária que sua empresa pode adotar para tornar os resultados mais assertivos e corretos.
Realizar a Conciliação Bancária Periodicamente
A conciliação bancária deve ser realizada regularmente, seja diariamente, semanalmente ou mensalmente, conforme o volume de transações da empresa.
Empresas com um grande fluxo financeiro devem priorizar uma frequência mais curta para evitar o acúmulo de pendências.
Utilizar Sistemas de Gestão Financeira
A tecnologia é uma aliada poderosa na conciliação bancária. Sistemas de gestão financeira integrados podem automatizar a conferência de dados, reduzindo erros manuais e agilizando o processo. Softwares como ERPs e plataformas de gestão contábil são recomendados para aumentar a eficiência.
Padronizar os Procedimentos
Ter um processo bem definido para a conciliação evita falhas e inconsistências. Definir etapas claras, como a verificação de depósitos, pagamentos e tarifas bancárias, garante que nenhuma transação passe despercebida. A padronização também facilita a formação da equipe e melhora a segurança das informações.
Segregar Funções para Conciliação Bancária
Para aumentar a segurança e a confiabilidade da conciliação bancária, é recomendável que as funções sejam divididas entre diferentes colaboradores.
Quem realiza pagamentos, por exemplo, não deve ser o mesmo responsável pela conciliação. Isso reduz riscos de fraudes e erros intencionais ou acidentais.
Analisar as Divergências Imediatamente
Inconsistências devem ser investigadas e resolvidas assim que forem identificadas. Discrepâncias podem indicar erros de lançamento, taxas indevidas ou mesmo fraudes. Quanto mais rápida a detecção e correção, menor o impacto nas finanças empresariais.
Armazenar Documentos e Registros
Guardar comprovantes de transações, recibos e extratos bancários é fundamental para garantir a rastreabilidade e a segurança das informações financeiras.
Um bom arquivamento digital ou físico ajuda na auditoria e na revisão de informações quando necessário.
Capacitar a Equipe Financeira
Profissionais bem treinados desempenham melhor suas funções. Investir em capacitação da equipe financeira garante que todos compreendam a importância da conciliação e saibam utilizar as ferramentas adequadas para realizá-la de maneira eficaz.
Conciliação bancária: um dos pilares da gestão empresarial
Seguir boas práticas como regularidade no processo, uso de tecnologia, padronização, segregação de funções e monitoramento de taxas contribui para a segurança e a precisão das finanças corporativas.
Dessa forma, a empresa se protege contra riscos financeiros, melhora seu controle orçamentário e fortalece sua sustentabilidade no mercado. Afinal, a conciliação bancária eficiente é um pilar da gestão financeira empresarial.
