O encerramento do exercício contábil é um momento crucial para as empresas, pois marca a conclusão de um ciclo financeiro e a preparação para o próximo.
Um processo bem executado não só garante a conformidade legal e fiscal, mas também fornece uma visão clara da saúde financeira da organização. Para ajudar empresas a conduzirem essa etapa de forma eficiente, elaboramos um checklist essencial.
O que contempla o encerramento de Exercício Contábil?
O encerramento de exercício contábil abrange uma série de procedimentos. Eles são necessários para organizar e consolidar as informações financeiras de uma empresa. Entre as principais atividades, destacam-se:
- Análise e revisão de lançamentos contábeis: Verificar se todas as transações foram registradas corretamente e estão de acordo com os princípios contábeis.
- Conciliação bancária: Garantir que os registros financeiros da empresa estejam alinhados com os extratos bancários.
- Apuração de impostos: Realizar o cálculo e o registro de tributos devidos, respeitando as legislações vigentes.
- Provisões financeiras: Registrar despesas previstas, como férias e 13º salário, e ajustar contas conforme necessário.
- Elaboração das demonstrações financeiras: Consolidar documentos como balanço patrimonial, demonstração de resultados e fluxos de caixa.
Essas etapas são fundamentais para que a empresa encerre o período fiscal com dados financeiros precisos e confiáveis.
Passo a passo para realização
Para realizar o encerramento de exercício contábil corretamente existem algumas etapas fundamentais de serem cumpridas.
1. Organização dos Documentos Contábeis
Antes de qualquer coisa, é fundamental garantir que todos os documentos contábeis estejam organizados e acessíveis.
Isso inclui notas fiscais, extratos bancários, recibos, contratos e outros registros financeiros relevantes. Uma documentação completa e bem estruturada facilita o trabalho de revisão e fechamento.
2. Conferência de Lançamentos Contábeis
Revisar todos os lançamentos realizados durante o período é essencial para identificar e corrigir erros.
Verifique a classificação contábil, valores e descrições. Certifique-se de que não haja registros duplicados ou ausências que possam comprometer a precisão dos relatórios financeiros.
3. Conciliação Bancária
A conciliação bancária é um passo indispensável. Compare os saldos registrados na contabilidade com os extratos bancários para garantir que todas as transações foram devidamente registradas. Caso encontre discrepâncias, investigue e ajuste conforme necessário.
4. Apuração de Impostos
Calcule e registre todos os impostos devidos.
Certifique-se de que as obrigações tributárias foram corretamente apuradas e que não há pendências ou inconsistências. O cumprimento das obrigações fiscais é vital para evitar multas e sanções.
5. Revisão do Ativo Imobilizado para encerramento de exercício contábil
Verifique os registros do ativo imobilizado, como máquinas, equipamentos e imóveis. Avalie se houve baixas, aquisições ou depreciações a serem registradas. Um controle adequado do ativo imobilizado impacta diretamente no cálculo do patrimônio da empresa.
Provisões e Ajustes: etapa essencial para um encerramento de exercício contábil de qualidade
Registrar as provisões necessárias para despesas futuras também é parte essencial desse processo.
Nesse caso, entram na contabilidade valores como férias, 13º salário e contingências. Além disso, é importante ajustar as contas de acordo com a realidade financeira da empresa, como provisão para devedores duvidosos.
Elaboração das Demonstrações Financeiras
Prepare as demonstrações financeiras obrigatórias, incluindo o balanço patrimonial, demonstração de resultado do exercício (DRE), demonstração de fluxos de caixa (DFC) e outras exigidas pela legislação ou pelo estatuto da empresa. Essas demonstrações oferecem um retrato fiel da situação financeira.
Aprovação pelo Conselho ou Diretoria
Submeta os relatórios financeiros e contábeis à aprovação dos órgãos competentes da empresa, como o conselho administrativo ou a diretoria.
Essa etapa é importante para validar o encerramento contábil e tomar decisões estratégicas com base nos dados apresentados.
Como arquivar os dados corretamente?
Depois de finalizado o encerramento, organize o arquivamento de todos os documentos e relatórios. Dessa forma, as informações permanecem seguras e a disposição sempre que necessário.
Realize backups eletrônicos e mantenha uma cópia segura em local protegido. Isso também garante a segurança das informações e facilita consultas futuras. Lembre-se que o encerramento de exercício contábil traz informações muito importante para seu negócio.
Planejamento para o Próximo Exercício
Depois de realizar o encerramento de exercício contábil é hora de se preparar para o próximo. Afinal, a atividade deve se repetir anualmente.
Utilize as informações obtidas no encerramento para planejar o próximo exercício. Identifique pontos de melhoria, estabeleça metas e revise processos para aumentar a eficiência contábil e financeira.
Lembre-se que os dados devem servir como aliados para que sua empresa se desenvolva com mais segurança e sustentabilidade. Isso é fundamental para pensar em planos a médio e longo prazo.
Considerações Finais sobre encerramento de exercício contábil
Seguir um checklist estruturado ajuda as empresas a evitarem erros, cumprirem suas obrigações legais e alcançarem uma visão estratégica mais clara para o futuro.
Esteja sempre atualizado sobre as exigências legais e conte com o suporte de profissionais qualificados para assegurar o sucesso dessa etapa.
O encerramento de exercício contábil não precisa ser um processo complicado, desde que seja conduzido com organização e atenção aos detalhes.
