Manter uma empresa organizada e em bom funcionamento requer um pensamento estratégico. O 5S é uma metodologia de gestão originária do Japão, projetada para criar e manter um ambiente de trabalho organizado, limpo e eficiente.
Seu nome deriva de cinco palavras japonesas: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke, que podem ser traduzidas como Utilização, Organização, Limpeza, Padronização e Disciplina, respectivamente.
Portanto, implementar o 5S pode trazer inúmeros benefícios para sua empresa, como aumento da produtividade, melhoria da qualidade, redução de desperdícios e criação de um ambiente de trabalho mais seguro.
Entenda cada um dos termos que compõem a metodologia 5s
A filosofia oriental é pautada sempre na disciplina e organização. Não a toa, as populações localizadas no ponto asiático do planeta são reconhecidas por seu excelente desempenho nos esportes, nas religiões e, claro, nos negócios.
Portanto, a metodologia 5s propõe uma gestão baseada nas5 palavras de ordem e padronização para um fluxo de trabalho mais eficiente. Vamos entender cada uma delas isoladamente.
Seiri (Utilização): Identificação e levantamento de ferramentas de trabalho através de 5s
O Seiri tem como objetivo principal levantar e identificar as ferramentas úteis para o desenvolvimento do trabalho. Sua finalidade é justamente eliminar os excessos, livrando a empresa daquilo que ocupa espaço, mas não tem mais finalidade para a equipe.
- Identificação: Avalie todos os itens presentes na área de trabalho e identifique aqueles que são essenciais e os que não são.
- Classificação: Separe os itens essenciais dos não essenciais. Itens não essenciais devem ser descartados, doados ou armazenados em outro lugar.
- Eliminação: Remova imediatamente os itens não essenciais. Isso ajudará a liberar espaço e reduzir a desordem.
Portanto, dentro da filosofia 5s, o Seiri propõe eliminar aquilo que não está sendo usado, promovendo um ambiente mais clean, agradável e organizado para trabalho.
Seiton (Organização): organização como método de aprimoramento profissional 5s
Uma vez que os excessos são eliminados é hora de organizar os itens restantes de maneira eficiente através do Seiton.
- Designação de Locais: Para cada item essencial, designe um local específico e lógico. Ferramentas usadas frequentemente devem estar facilmente acessíveis.
- Rotulagem: Use etiquetas e sinais visuais para identificar claramente os locais de armazenamento de cada item.
- Arranjo: Organize os itens de forma a minimizar o tempo e o esforço necessários para encontrá-los e usá-los.
É importante que esse senso de organização se estenda para além da mesa de trabalho dos colaboradores. Portanto, os profissionais devem manter a organização em seus computadores, agendas, e-mails e demais ferramentas e ambientes de trabalho e convívio.
Seiso (Limpeza): limpeza e higiene como ferramenta de estratégia
Manter o ambiente de trabalho limpo é parte fundamental da metodologia 5s. Afinal, essa também é uma ferramenta importante para propor um ambiente mais organizado e agradável, o que impacta diretamente nos resultados promovidos pela equipe.
- Limpeza Regular: Estabeleça um cronograma de limpeza regular para todas as áreas de trabalho.
- Responsabilidade: Assegure que cada funcionário seja responsável pela limpeza de sua própria área de trabalho.
- Prevenção: Identifique e elimine as causas de sujeira e desordem para evitar que o problema se repita.
Seiketsu (Padronização): padronize ações para facilitar a metodologia 5s
Criar padrões ajuda a equipe a manter uma disciplina e também contribui para que todos participem da aplicação dos 5s no ambiente de trabalho.
- Procedimentos Padrão: Desenvolva procedimentos e checklists que detalhem as práticas de Seiri, Seiton e Seiso.
- Treinamento: Treine todos os funcionários para seguir esses procedimentos padrão.
- Monitoramento: Realize auditorias regulares para garantir que os padrões estão sendo seguidos e faça ajustes conforme necessário.
Shitsuke (Disciplina): tenha uma equipe mais disciplinada e focada
Por fim, é importante estimular e promover a disciplina para manter e melhorar o 5S a longo prazo. Afinal, a ideia é que essa estratégia se torne parte da realidade e da cultura empresarial, garantindo um ambiente mais agradável para todos.
- Cultura de Disciplina: Incentive uma cultura de disciplina onde todos os funcionários aderem aos princípios do 5S de forma consistente.
- Reconhecimento: Reconheça e recompense os funcionários que demonstram um forte compromisso com a metodologia 5S.
- Melhoria Contínua: Estimule a busca contínua por melhorias. Realize reuniões regulares para discutir sugestões de melhorias e implementar mudanças conforme necessário.
Principais Benefícios da Metodologia 5S para uma Empresa
A metodologia 5S é uma ferramenta poderosa para a gestão de ambientes de trabalho, amplamente adotada por empresas ao redor do mundo. Ademais, a seguir, destacamos os principais benefícios que essa metodologia pode trazer para uma empresa:
Aumento da Produtividade
O 5S otimiza o uso do espaço e a disposição dos materiais e ferramentas, facilitando o acesso e reduzindo o tempo gasto na procura de itens.
Ademais, isso resulta em operações mais rápidas e eficientes, aumentando a produtividade dos funcionários.
Melhoria da Qualidade
A aplicação do 5S minimiza a desordem e os erros, criando um ambiente onde a qualidade dos produtos e serviços pode ser monitorada e mantida mais facilmente.
Além disso, a organização e a padronização ajudam a evitar falhas e a garantir que os processos sejam seguidos corretamente.
Redução de Desperdícios
Com a prática do Seiri (Utilização), a empresa elimina materiais e equipamentos desnecessários. Dessa forma é possível reduzir desperdícios e custos associados ao armazenamento e manutenção de itens que não agregam valor.
Além disso, a Seiton (Organização) melhora a eficiência dos processos, evitando o retrabalho.
Melhora na Segurança
Um ambiente de trabalho organizado e limpo é naturalmente mais seguro. Portanto, a metodologia 5S identifica e elimina potenciais riscos. Isso ajuda a criar um local de trabalho onde os funcionários estão menos expostos a acidentes e lesões.
Engajamento e Moral dos Funcionários
A implementação do 5S envolve todos os níveis da organização, promovendo uma cultura de participação e responsabilidade.
Afinal, quando os funcionários veem os benefícios de um ambiente de trabalho organizado e são envolvidos no processo de melhoria, a moral e o engajamento aumentam significativamente.
Eficiência no Uso de Recursos
Com a eliminação de itens desnecessários e a otimização do uso do espaço, a empresa utiliza melhor seus recursos. Todavia, isso não só reduz custos, mas também permite que os recursos sejam direcionados para atividades que realmente agregam valor ao negócio.
Imagem e Reputação
Empresas que adotam práticas de organização e limpeza como o 5S frequentemente melhoram sua imagem e reputação.
Clientes, fornecedores e outros stakeholders tendem a valorizar e confiar mais em empresas que demonstram comprometimento com a excelência operacional.
5S como Base para Outras Metodologias de Gestão
Ademais, o 5S serve como base para a implementação de outras metodologias de gestão. Afinal, as melhorias propostas podem ser benéficas em diversas situações.
Um ambiente de trabalho organizado e disciplinado facilita a adoção de outras práticas de melhoria contínua e gestão de qualidade.
Dessa forma, ao adotar o 5s como metodologia interna, a empresa estará no caminho certo para alcançar um ambiente de trabalho mais organizado, limpo e produtivo. Como resultado isso melhora seus números ao mesmo tempo em que promove um trabalho mais agradável para todos.
